Tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö

Rekisterinpitäjä: Suomalaisen esoterian museo ry

Y-tunnus: 3570988-8

Osoite: Kuoppakuja 3 B 17, 04200 Kerava

Sähköposti: info@esoteriamuseo.fi

Puhelin: 044 517 0109

Tietosuoja-asioiden yhteyshenkilö: Pauli Jyrkinewsky, pjyrkinewsky@gmail.com

2. Rekisterit ja käsittelyn kokonaisuudet

Tämä seloste koskee Suomalaisen esoterian museo ry:n jäsenrekisteriä ja verkkosivun yhteydenottolomaketta.

• jäsenrekisteri sisältää jäsenten ja jäseneksi hakevien tiedot
• yhteydenottorekisteri sisältää verkkosivun lomakkeella lähetetyt viestit

3. Käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet

Henkilötietoja käsitellään vain yhdistyksen toiminnan ja jäsenyyssuhteen hoitamisen kannalta tarpeellisiin tarkoituksiin:

• jäsenhakemusten käsittely ja jäsenyyden hallinnointi
• jäsenviestintä
• jäsenmaksujen laskutus ja seuranta
• yhdistyksen toiminnan ja tapahtumien järjestäminen
• kirjanpitoon ja yhdistystoimintaan liittyvien lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen
• verkkosivun kautta lähetettyihin yhteydenottoihin vastaaminen ja niiden käsittely
• vapaaehtoisen WhatsApp-ryhmän hallinnointi silloin, kun jäsen antaa puhelinnumeronsa tätä varten

Jäsenrekisterin käsittely perustuu jäsenyyssuhteen hoitamiseen, yhdistyksen lakisääteisiin velvoitteisiin ja yhdistyksen oikeutettuun etuun ylläpitää jäsenrekisteriä. Yhteydenottolomakkeen tietoja käsitellään yhteydenottoon vastaamiseksi yhdistyksen oikeutetun edun tai rekisteröidyn pyynnöstä tehtävien toimenpiteiden perusteella. WhatsApp-ryhmää varten annettua puhelinnumeroa käsitellään vapaaehtoisen suostumuksen perusteella. Suostumuksen voi peruuttaa milloin tahansa.

Sovellettavia yleisiä säädöksiä ovat EU:n yleinen tietosuoja-asetus ja Suomen tietosuojalaki (1050/2018).

4. Rekisterin tietosisältö

• jäsenrekisterissä: nimi, sähköpostiosoite, kotikunta, jäsenmaksutiedot ja vapaaehtoinen puhelinnumero WhatsApp-ryhmää varten
• yhteydenottolomakkeessa: nimi, sähköpostiosoite, viestin aihe ja viestin sisältö
• lomakkeiden lähetysajankohta ja lomakejärjestelmän tarpeelliset tekniset lokitiedot, kuten IP-osoite

Puhelinnumero ei ole jäsenyyden edellytys. Tiedon minimoinnin periaatteen mukaisesti yhdistys kerää vain kunkin käyttötarkoituksen kannalta tarpeelliset tiedot.

5. Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot saadaan pääasiassa rekisteröidyltä itseltään jäsenhakemuksen, yhteydenottolomakkeen, tai jäsenyyden aikana tapahtuvan viestinnän yhteydessä. Jäsenmaksujen suoritustiedot saadaan yhdistyksen pankkitililtä.

6. Tietojen vastaanottajat, tekninen ylläpito ja siirrot

Henkilötietoja käsittelevät vain ne yhdistyksen hallituksen jäsenet, sihteeri tai muut valtuutetut henkilöt, joiden tehtäviin kyseisten tietojen käsittely kuuluu. Tietoja ei myydä eikä luovuteta ulkopuoliseen markkinointiin.

7. Tietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään jäsenyyden ajan ja sen päättymisen jälkeen vain niin kauan kuin lakisääteiset velvoitteet, jäsenmaksujen seuranta, mahdolliset selvitystarpeet tai yhdistyksen oikeutettujen etujen toteuttaminen sitä edellyttävät. Jäsentietoja säilytetään enintään kymmenen vuotta jäsenyyden päättymisen jälkeen, ellei laki edellytä lyhyempää tai pidempää säilytystä.

Yhteydenottolomakkeen viestejä säilytetään enintään 12 kuukautta asian käsittelyn päättymisestä, ellei pidempi säilytys ole tarpeen oikeudellisen velvoitteen tai asian selvittämisen vuoksi.

WhatsApp-ryhmää varten annettu puhelinnumero poistetaan yhdistyksen omasta käyttötarkoituksesta, kun jäsen peruuttaa suostumuksensa tai jäsenyys päättyy, jollei säilyttämiselle ole muuta perustetta.

8. Rekisterin suojaaminen

Jäsentiedot tallennetaan erilliseen säilytyspaikkaan (muistitikkuun), johon ei ole pääsyä ulkopuolisilla. Pääsy tietoihin on rajattu salasanoilla ja käyttöoikeuksilla. Yleisessä tiedonsiirrossa ja varmuuskopioinnissa käytetään asianmukaisia tietoturvatoimia. Käyttöoikeuksia myönnetään vain henkilöille, jotka tarvitsevat tietoja tehtäviensä hoitamiseen. Pääsääntöisesti käyttöoikeus on sihteerillä. Tietojen käsittelijöitä sitovat luottamuksellisuus ja yhdistyksen ohjeet.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen edellytysten mukaisesti oikeus:

• saada tieto henkilötietojensa käsittelystä ja tarkastaa omat tietonsa
• pyytää virheellisten tai puutteellisten tietojen oikaisemista
• pyytää tietojen poistamista silloin, kun niiden säilyttämiselle ei ole laillista perustetta
• pyytää käsittelyn rajoittamista
• vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella
• peruuttaa WhatsApp-puhelinnumeroa koskeva suostumus milloin tahansa
• tehdä valitus tietosuojavaltuutetun toimistolle, jos henkilötietojen käsittelyssä epäillään lain rikkomista

Oikeuksia koskeva pyyntö lähetetään osoitteeseen pjyrkinewsky@gmail.com. Pyynnön esittäjän henkilöllisyys voidaan tarvittaessa varmistaa.

10. Muutokset tähän selosteeseen

Selostetta päivitetään, kun henkilötietojen käsittely, käytettävät palvelut tai lainsäädäntö muuttuvat. Jäsenrekisterin alkuperäinen seloste on päivitetty viimeksi 17.5.2026 ja tämä täydentävä verkkoversio 12.8.2026. Ajantasainen versio julkaistaan tällä sivulla.